SoftManagement S.A., desarrolló durante los años 2.009- 2.010 el programa de Responsabilidad Social avalado por la iniciativa ComprometeRSE y la Cámara de Comercio de Bogotá CCB, con el apoyo del Banco Interamericano de Desarrollo; En Junio de 2.010, nos adherirnos, de manera voluntaria, al Pacto Global manifestando nuestro compromiso con los diez principios. A partir de allí, venimos adelantando acciones encaminadas a garantizar su cumplimiento en beneficio de la Organización y nuestros Grupos de Interés.

Este documento corresponde a nuestro séptimo informe de Comunicado de Progreso para la vigencia Junio 2.016- Junio 2.017; resume el compromiso actual y las acciones planeadas e implementadas por SoftManagement S.A. en cumplimiento de su Política de Responsabilidad Social Empresarial y está dirigido a todos nuestros Grupos de Interés: Miembros de Junta Directiva, Accionistas, Empleados, Clientes, Proveedores y a nuestra comunidad en general.

Durante este periodo, hemos trabajado incansablemente para mantenernos alineados con los principios del pacto y continuamos emprendiendo acciones permanentemente con el apoyo incondicional de nuestra Junta Directiva, a quienes de manera muy especial agradecemos su esfuerzo y dedicación en tiempo, para darle a SoftManagement S.A el direccionamiento y seguimiento oportunos; de los accionistas quienes han apoyado su implementación; de todo nuestro equipo de trabajo, quienes contribuyen con cada tarea para el logro de los resultados; y de nuestros Clientes, quienes confían en la calidad de nuestros servicios.

Hoy ratificamos nuestro compromiso con el cumplimiento de los principios, con la implementación de acciones para conseguir la mejora en cada una de las cuatro áreas y con la búsqueda del bienestar de todos los involucrados en nuestro proceso productivo, incluido el medio ambiente.

Cordialmente

Giovanni Mario Palma C.
Presidente Junta Directiva

Adriana Lucia Falla
Gerente General
Represente Legal

• SoftManagement S.A. se acoge a la resolución adoptada por la Asamblea General de las Naciones Unidas del 10 de diciembre de 1.948 y cumple con la constitución Política Colombiana y demás normas, fomentando el respeto por los derechos humanos de nuestros grupos de interés: Empleados, Clientes, Proveedores, Accionistas, Comunidad y demás grupos de interés.

• Nuestro Sistema de Contratación cumple con los requisitos de seguridad social y laboral exigidas por el Estado Colombiano y la Organización Internacional del trabajo (OIT)

• SoftManagement S.A. de acuerdo con lo establecido en la Resolución 652 de 2012. Modificada por la Resolución 1356 de 2012, SoftManagement S.A. cuenta con un Comité de Convivencia, el cual está encargado de escuchar las quejas presentadas por los trabajadores, analizarlas, proveer espacios de diálogo, planes de mejora y hacer un seguimiento detallado de las soluciones planteadas para que se desarrolle en la empresa un espacio laboral digno, con garantías y dentro de un marco de respeto a la intimidad y al trabajo. Adicionalmente este Comité tiene dentro de sus funciones la mejora del clima organizacional.

• Con base en lo establecido en el Decreto 1295 de 1994, la Resolución 2013 de 1986 y el Decreto 1443 de 2014, SoftManagement S.A. ha conformado el Comité Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo (COPASST), ente encargado de identificar y gestionar los riesgos, realizar seguimiento a la implementación del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo SGSST, realizar visitas de inspección a los puestos de trabajo, participar en la actividades de promoción y prevención asociadas al SGSST en la Organización y participar en la investigación de incidentes y accidentes dentro de la empresa.

• SoftManagement S.A. No se involucra, ni establece ningún tipo de relación laboral, comercial o social con personas, empresas o instituciones que ejecuten actividades no permitidas que vulneren los derechos humanos y se compromete a denunciar cualquier violación a los mismos.

Procesos y Sistemas de Apoyo:

• Contrato de Trabajo
• Reglamento Interno de Trabajo
• Comité de Convivencia
• COPASST
• Manual de Convivencia
• Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
• Sistema de Gestión Integral
• Código de Ética y Adherencia a Políticas
• Plan de Emergencias
• Programa de Salud Ocupacional
• Manual de Seguridad
• Matriz Legal

• Mantenimiento del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, bajo el modelo OHSAS 18001:2007, certificado por ICONTEC y alineado con el Decreto 1072 de 2015 de la República de Colombia.
• Revisión Periódica por parte de la Revisoría fiscal a los contratos de trabajo, verificación de los procesos de afiliación a Caja de Compensación y del pago de seguridad social.
• Auditorías Internas al proceso Administrativo Gestión Humana - Contratación
• Conformación y trabajo del Comité de Bienestar & COPASST en actividades de Bienestar, Salud y Seguridad Ocupacional
• Conformación y trabajo del Comité de Convivencia, a través del cual se han implementado campañas para fomentar el respeto y la tolerancia. El Comité realiza reuniones trimestrales para hacer seguimiento a los posibles casos de queja por acoso laboral y a los resultados de las acciones implementadas para mejorar el clima organizacional.
• Seguro de vida para todos los empleados
• Medición anual del Clima Organizacional.
• Aplicación de la batería del Ministerio de Protección Social para el diagnóstico del riesgo psicosocial, definición e implementación de un Programa de Gestión del Riesgo Psicosocial.
• Medición del Nivel de Satisfacción de todos los Clientes
• Identificación de riesgos asociados a las actividades que se realizan con ocasión del objeto social de la compañía y definición de acciones para minimizar su impacto en los trabajadores y los grupos de interés, enmarcadas en:

o Programa de Gestión Riesgo Ergonómico
o Programa de Gestión Riesgo Locativo
o Programa de Gestión Riesgo Psicosocial
o Programa de Gestión Riesgo Seguridad
o Programa de Gestión Riesgo Visual
o Programa de Gestión Riesgo Cardiovascular
o Programa de Gestión riesgo de sobrepeso
o Programa de Orden y Aseo

• Generación y mantenimiento de la Matriz Legal, que contempla la totalidad de la normatividad vigente en Colombia, en materia de seguridad y salud ocupacional, así como los mecanismos empleados por SoftManagement para cumplir con esta.
• Definición y materialización de un sistema de incentivos para los empleados asociado con el cumplimiento de las metas organizacionales.
• Institucionalización del Modelo de Trabajo Flexible para beneficiar la calidad de vida de los empleados.
• Entrega de capacitaciones planeadas en el Programa de Capacitación y Formación y de las certificaciones definidas en el Plan Estratégico Desafío Organizacional (Equipo SWAT).

Con el objeto de evaluar el nivel de adherencia a cada uno de los principio, hemos implementado los siguientes indicadores:
• Contratación Equitativa para Hombres y Mujeres
• Pago Equitativo para Hombres y Mujeres
• Quejas internas y/o externas por violación a los derechos humanos
• Ausentismo por enfermedades laborales
• Disfrute de las Vacaciones, cumplidos los periodos de trabajo
• Cumplimiento Ley de Maternidad – Hora lactancia – Ley paternidad
• Índice de Permanencia
• Simulacros efectuados
• Accidentes de trabajo

• SoftManagement S.A. se acoge a las normas internacionales contempladas en el derecho universal de la libre asociación y busca generar con sus empleados espacios para la libre expresión bajo el esquema de una empresa de puertas abiertas.

• SoftManagement S.A. de acuerdo con lo establecido en la Resolución 652 de 2012. Modificada por la Resolución 1356 de 2012, SoftManagement S.A. conformó su Comité de Convivencia, el cual está encargado de escuchar las quejas presentadas por los trabajadores, analizarlas, proveer espacios de diálogo, planes de mejora y hacer un seguimiento detallado de las soluciones planteadas para que se desarrolle en la empresa un espacio laboral digno, con garantías y dentro de un marco de respeto a la intimidad y al trabajo.

• SoftManagement S.A. reconoce que cualquier servicio desempeñado por un tercero persona natural y/o jurídica debe cumplir con todas las normas establecidas por las leyes internacionales y Colombianas Laborales

• Con base en lo establecido en el Decreto 1295 de 1994, la Resolución 2013 de 1986 y el Decreto 1443 de 2014, SoftManagement S.A. ha conformado el Comité Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo (COPASST), ente encargado de identificar y gestionar los riesgos, realizar seguimiento a la implementación del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo SGSST, realizar visitas de inspección a los puestos de trabajo, participar en la actividades de promoción y prevención asociadas al SGSST en la Organización y participar en la investigación de incidentes y accidentes dentro de la empresa.

• SoftManagement S.A. Respeta todas las normas establecidas por las leyes internacionales y colombianas laborales en relación con la contratación de menores de edad con todas las garantías y beneficios exigidos.

Procesos y Sistemas de Apoyo:

• Código de Buen Gobierno
• COPASST
• Comité de Convivencia
• Manual de Convivencia
• Matriz Legal
• Campañas virtuales permanentes
• Sistema de Gestión Integral
• Proceso Recursos Humanos (Selección)
• Reglamento Interno de Trabajo
• Código de Ética
• Cartas de Perfil
• Escala Salarial

• Mantenimiento del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional basado en OHSAS 18001:2007 y alineado con el Decreto 1072 de 2015..
• Revisiones por parte de la Revisoría Fiscal de todos los contratos laborales, afiliaciones, pagos respectivos de seguridad, caja compensación, ICBF. Sena
• Revisión de Conceptos y Liquidaciones por parte de los Abogados Laborales
• Proceso de Inducción al ingreso a la compañía
• Plan de Formación y Capacitación
• Mantenimiento del Comité de Convivencia, implementación de campañas para mejorar el clima organizacional.
• Mantenimiento de la Matriz Legal, en la cual se contemplan todas las leyes relacionadas con condiciones laborales dignas.
• No se ha realizado la contratación de ningún menor de edad en la organización.
• Se realizó monitoreo a la manera en que la organización cumple con la Resolución 1677/2008 sobre contratación de menores, a través de la Matriz Legal, con resultados satisfactorios.
• Se realizó campaña alusiva a la erradicación del trabajo infantil vía el boletín mensual.
• El proceso de reclutamiento y selección no establece como criterios de evaluación, variables como edad, religión, género, u orientación política o sexual y está basado en perfiles y competencias.
• El grupo de SoftManagement S.A., actualmente contratado, presenta diversidad de profesionales, no son relevantes variables como Edad, Sexo, Orientación Política, Religiosa o Sexual.
• Se han realizado concursos internos para la selección de personal en los cuales variables como religión, raza, orientación sexual o política no son contemplados.
• Las actividades de bienestar tienen cobertura sobre la totalidad de los funcionarios, sin ningún tipo de discriminación.
• Se estableció y divulgó a todo el personal el Programa de Capacitación y Formación que cumple con el nivel esperado de cubrimiento a todos los perfiles y un compromiso de capacitaciones para cada funcionario.
• Se implementó mecanismo para informar trimestralmente y de manera personalizada acerca de los resultados de la gestión de desempeño.

Con el objeto de evaluar el nivel de adherencia a cada uno de los principio, hemos implementado los siguientes indicadores:
• Salarios en cada perfil por fuera del Rango establecido
• Cubrimiento del Programa de Capacitación y Formación
• Cumplimiento compromiso de formación
• No de Quejas o Demandas por discriminación
• Satisfacción frente al factor “Desarrollo personal y profesional”
• Proceso de Inducción
• Proceso de Re-inducción
• Quejas o Demandas por acoso laboral
• No de Quejas o Demandas por Contratación ilegal de menores

• SoftManagement S.A., se acoge a la normatividad internacional y nacional de protección al medio ambiente, cuidado de los recursos naturales contra el cambio climático y el bienestar de la comunidad.
• SoftManagement S.A., promueve entre todos sus grupos de interés la importancia del cumplimiento de la reglamentación ambiental para fomentar el buen uso de los recursos naturales.
• SoftManagement S.A. ha implementado y mantiene un Sistema de Gestión Ambiental basado en el estándar internacional ISO 14001:2004, en el marco de su Sistema de Gestión Integral, cuya política incluye nuestro compromiso con el medio ambiente:
“Mantenemos dentro de un marco de calidad y mejoramiento continuo los procesos de la organización, garantizando su implementación bajo directrices de respeto por la protección del medio ambiente y de preservación, mantenimiento y mejora de la salud individual y colectiva de nuestros colaboradores, lo que nos permite brindar un servicio confiable e innovador dirigido a satisfacer las necesidades de nuestros clientes en los proyectos de software y consultoría.

En SOFTMANAGEMENT S.A. nos comprometemos a:

• Implementar y mantener un Sistema de Gestión Integral basado en los lineamientos de las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

• Prevenir lesiones y enfermedades laborales, mediante la identificación y control de los riesgos críticos asociados a las actividades que realizamos y el fomento de una cultura de autocuidado y seguridad como responsabilidad de todos.

• Prevenir la contaminación al medio ambiente, mediante la identificación y control de nuestros aspectos e impactos ambientales significativos, haciendo uso eficiente de los recursos y asegurando una disposición adecuada de los residuos que generamos.

• Mejorar continuamente a través de los objetivos establecidos en materia de calidad, medio ambiente y salud y seguridad ocupacional.

• Cumplir con la legislación vigente aplicable y con otros requisitos que la organización suscriba para nuestro sistema de gestión integral.

Para lograr lo anterior, promovemos el desarrollo de nuestro personal , la participación de proveedores, clientes y comunidad , al tiempo que destinamos los recursos necesarios para implementar y mejorar nuestro Sistema de Gestión Integral.

Procesos y Sistemas de Apoyo:

• Proceso Recursos Humanos – Medio Ambiente
• Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales
• Plan de Emergencias
• Matriz Legal
• Programas de Gestión
• Estadísticas de Consumo
• Código de Buen Gobierno

• Mantenimiento del Sistema de Gestión Ambiental basado en ISO 14001:2004.
• Actualización de los aspectos e impactos ambientales significativos para la organización y sus grupos de interés, definición e implementación de controles para minimizar la afectación del medio ambiente.
• Actualización en las cartas de perfil, de los impactos significativos y controles a implementar.
• Estructuración de programas de gestión asociados a los impactos ambientales significativos identificados, a saber:
o Programa de Gestión de Residuos
o Programa de Gestión Uso eficiente de agua
o Programa de Gestión Uso eficiente de energía
• Ajuste de los indicadores de consumo de agua y energía para evaluar estos criterios contra un límite per cápita y no frente a una disminución que no puede mantenerse indefinidamente
• Medición del consumo de papel asociada al número de proyectos vigentes.
• Se realiza monitoreo mensual a la clasificación de residuos desde la fuente.
• Se estableció un indicador que mide la cantidad de residuos electrónicos recolectados y entregados para una disposición final adecuada.
• Se inició proceso de transición del Sistema de gestión ambiental, a la nueva versión de la norma ISO 14001:2015.
• Se lanzó campaña con las familias “El medio Ambiente es mi cuento” en el que se involucra a los niños en la elaboración de un cuento sobre la protección del medio ambiente.
• Se encuentra en proceso campaña de manejo de residuos con boletines diarios.
• Se incluyó dentro de los criterios para selección de proveedores y terceros, algunos asociados con la protección del medio ambiente y se generaron planes para acercar a los terceros a la cultura de protección del medio ambiente.
• Dentro de nuestra metodología de ejecución de proyectos, proponemos mecanismos de publicación, almacenamiento y control de la documentación mediante repositorios digitales de la información publicada (Portal Web) y contamos con política de cero impresión y clasificación de residuos.

Con el objeto de evaluar el nivel de adherencia a cada uno de los principio, hemos implementado los siguientes indicadores:

• Gestión de residuos
• Control de consumo de agua
• Control de consumo de energía
• Empresas Clientes o Proveedores con Impacto ambiental Negativo
• Proveedores y terceros seleccionados bajo criterios de protección al medio ambiente

• SoftManagement S.A. se adhiere a las leyes nacionales e internacionales establecidas para combatir la corrupción en todas sus formas, no acepta recibir ni ofrecer prevendas a clientes, proveedores, empleados que puedan favorecer practicas contrarias a este principio

Procesos y Sistemas de Apoyo:

• Código de Ética
• Adherencia a Políticas
• Código Gobierno Corporativo
• Sistema de Gestión Integral – Proceso de Seguridad de la Información
• Contrato de Trabajo

• Reforzar en el personal las políticas contenidas en el código de ética acerca de las conductas inaceptables “Dar dádivas o aceptar favores o sobornos en para la ejecución u omisión de tareas y decisiones”, estas son divulgadas en la inducción.
• Difundir entre los funcionarios de proyectos que viajan al exterior, la información destinada a evitar el contrabando de mercancías y narcóticos.
• Se Implementaron las Políticas de Protección de Datos en cumplimiento de lo previsto por la Ley 1581 de 2012 (Ley de protección de datos personales Habeas Data ampliada no solo a los aspectos financieros) donde se expresa el derecho a conocer, actualizar, rectificar y eliminar los datos personales de los cuales es titular, mediante los procedimientos establecidos y reglamentados por la norma 1266 de 2.012
• Se implementó y certificó el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información basado en ISO 27001.
• Se realizó el registro de las bases de datos organizacionales en el RNBD (Registro Nacional de Bases de Datos).
• Se incluyó en los contratos con empleados, contratistas y terceros, cláusulas relacionadas con confidencialidad y protección de datos.
• Se incluyó dentro del proceso de selección de terceros y contratistas, criterios relacionados con seguridad de la información.

Con el objeto de evaluar el nivel de adherencia a cada uno de los principio, hemos implementado los siguientes indicadores:

• No de Casos identificados por corrupción, fraude.